Kennisdeling binnen uw bedrijf of organisatie – het, hoe, wat en waarom!

Hoe u het ook wendt of keert, er gaat niets boven de jaren ervaring en kennis die een medewerker binnen uw bedrijf of organisatie heeft vergaard, dat geeft ook gelijk het belang van kennisdeling weer. Kennis delen met collega’s vindt steeds meer plaats op de werkplek met als doel de impliciete kennis te delen: impliciete kennis is de kennis die niet is vastgelegd in procedures of handleidingen, de kennis die meestal aan een persoon en zijn of haar ervaring is verbonden. De implicatie van het delen van deze kennis is niet altijd duidelijk, dus hoe zorgt u ervoor dat deze ervaren medewerkers hun kennis delen? En waarom is het juist zo belangrijk voor uw organisatie dat ze deze kennis en informatie delen? In dit artikel onderzoeken en beschrijven we wat kennisdelen is, hoe kennis met anderen gedeeld kan worden en waarom het delen van kennis een belangrijk onderdeel is van uw bedrijfscultuur.

iSpring Suite

Deel kennis met lerenden met behulp van iSpring Suite.

Gratis proefversie Meer informatie→

Wat is de definitie van kennisdeling?

Kennis kan zowel technisch, administratief als praktisch zijn, het kan over talenkennis, procedures of andere vaardigheden gaan, maar over het algemeen gesproken is kennis de informatie en vaardigheden die iemand in de loop van jaren vergaard heeft om zijn of haar taken doelgerichter uit te voeren.

Wat is de definitie van kennisdeling binnen bedrijven? We kunnen het delen van kennis het best omschreven als het doorgeven van de kennis van een ervaren medewerker aan een nieuwe of jongere medewerker om deze jongere medewerker te helpen een beter inzicht van het bedrijf of de organisatie te krijgen. Uiteraard kan dat in de dagelijkse werkomgeving door middel van een cursus of training, maar kan ook gemakkelijker door een informeel gesprek met een collega of een ervaren medewerker aan te gaan. Als het op kennisdelen aankomt zorgt dit soms voor betere resultaten. Het delen van kennis kan uiteraard op verschillende manieren en vergt tijd en investering van zowel de medewerker als van het bedrijf of organisatie. 

Welke vormen van kennisdeling zijn er en hoe past u ze toe?

Er is geen definitieve vorm van kennisdeling, iedereen leert natuurlijk op zijn of haar eigen (verschillende) manier. We bekijken de verschillende vormen van leren en hoe kennis gedeeld kan worden in detail.

Het maakt uiteindelijk niet uit welke vorm u het liefst gebruikt, technologie kan een beetje helpen om het leren te stimuleren. Het iSpring Suite programma is geschikt voor het maken van gepersonaliseerde cursussen – u kan het bekijken en uitproberen in de trial. Hier ziet u een voorbeeld van een online cursus die gemaakt is met het iSpring Suite authoring tool:

Factoren die bijdragen aan de kennisoverdracht tussen collega’s

Kennisdelen is en kwestie van iemand zijn aandacht te vangen. De vraag is natuurlijk, hoe bereikt u iemand? Onderzoek leidt ons tot de conclusie dat dit kan door samen te bedenken wat de belangrijkste boodschap is van de ‘nieuwe’ kennis en hoe deze aansluit bij, en de implicaties voor de medewerkers in uw organisatie. Daarbij kunt u kijken naar zowel de vorm als de inhoud. Wordt iemand enthousiast en wil hij de kennis tot zich te nemen en sluit de kennis aan bij het werk dat dit individu doet? Door op deze manier naar kennis te kijken ga je terug naar de kern.

Om dit te bereiken zijn hier een aantal vragen die u kunnen helpen met de toepassing om de overdracht van kennis tussen medewerkers:

• Wie is de ontvanger van de kennis en hoe is hij of zij geholpen met het delen van deze kennis tijdens het werk. 
• Welke leervorm spreekt de medewerker het meest aan, hoe kunt u kennis het best overbrengen. 
• Koppel de kennis aan de werkpraktijk. Praktijkvoorbeelden zijn een must wanneer u kennis deelt. 
• Zorg ervoor dat de medewerkers de kennis tot zich kunnen nemen op hun werkplek. 
• Kijk naar de mogelijkheden die de hedendaagse technologie biedt.
• Creëer een ruimte om kennis te delen, dit kan een omgeving zijn maar ook visuele tools. 
• Wees selectief in de informatie die u deelt en zorg ervoor dat u deelt wat echt belangrijk is. 
• Zorg dat het niet te veel tijd kost voor de medewerkers om de kennis tot zich te nemen. 
• Samen werken is de boodschap binnen uw organisatie, want samen ben je gewoon sterker. 
• Maak het kennisdelen een onderdeel van het dagdagelijkse werk. 
• Zet andere medewerkers in om de kennis te delen op de werkvloer.

Waarom het als organisatie belangrijk is om kennisdeling te ondersteunen

Continuïteit van de organisatie

Het delen van kennis binnen uw organisatie geeft uw organisatie niet alleen slagkracht, het zorgt er ook voor dat het rendement en voortzetting van uw bedrijf behouden wordt. Het delen van kennis wordt door vele organisaties onderschat en niet ondersteund en deze passieve aanpak wordt pas echt duidelijk wanneer een medewerker, die jaren van onschatbare ervaring heeft opgedaan, er op een dag niet meer is, zonder zijn opgedane kennis te hebben gedeeld met andere medewerkers. De sterkte van een onderneming is niet gebaat bij het verliezen van deze kennis.

Rendement van de medewerkers

Één van de meest gestelde problemen van een organisatie is hoe ze meer rendement kunnen behalen uit hun medewerkers. Een element hierbij, zo niet het belangrijkste, is het beschikbaar stellen van de in het aanwezige kennis binnen het bedrijf. Hierdoor is de interne kennis voor elke medewerker toegankelijk. Deze kennis kan beschikbaar gemaakt worden binnen de organisatie met behulp van verschillende tools, zoals het vormen van een netwerk binnen het bedrijf, het gebruik maken van cursus en trainingsmateriaal en er toegankelijke programma’s die men tegenwoordig overal kan vinden. Al deze manieren zorgen ervoor dat de nodige kennis wordt samengebracht om opdrachten en vraagstukken zelf te kunnen behandelen en daardoor het rendement van de medewerker, en indirect de organisatie, te verhogen.

Vergrijzing van de werkpopulatie

Het is geen geheim dat de bevolking aan het vergrijzen is en daardoor gaat er ieder jaar weer een deel onschatbare kennis verloren. De oudere generaties hebben hun kennis voor het grotere gedeelte in de praktijk opgedaan en voor veel bedrijven is deze kennis onmisbaar. Het is immer niet mogelijk om een deccenia aan ervaring in een paar weken te vervangen. Hoe kunt u kennis delen zodat deze niet kwijt raakt? De technologieën die er vandaag de dag bestaan wegen niet op tegen de ervaring van deze medewerkers, deze kennis overbrengen is dus essentieel. Als onderneming is het niet alleen logisch, maar soms ook noodzakelijk, om ervoor te zorgen dat deze kennis gedeeld wordt met de nieuwe generatie medewerkers, ook al is dit niet altijd duidelijk of makkelijk te implementeren.

Kennis delen in de praktijk? De manieren die u kunt gebruiken

Om de kennisdeling binnen uw organisatie te beginnen bestaan er een aantal manieren om deze in de praktijk makkelijk om te zetten en in uw bedrijf te implementeren, We geven hier even een opsomming over de meest toegepaste en meest efficiënte manieren.

Trainingen met een instructeur

Dit verwijst naar training die plaatsvindt in een groepen of lokaal en deze kennis kan overgedragen worden in seminar vorm zowel live in als virtueel. Het kan meer dan één instructeur zijn die de training uitvoert via lezingen, discussies en demonstraties. Deze manier zijn de meest gunstige voor complex materiaal, omdat de deelnemers de mogelijkheid hebben om rechtstreeks vragen te stellen en zaken zo te verduidelijken. Het is ook een zeer persoonlijke en interactieve manier om informatie en kennis door te geven.

E-learning

Dit is het leren via een computer of een digitaal platform. Deze vorm van training leent zich voor het opnemen van kennis voor een breed scala aan industrieën, zoals de detailhandel, de gezondheidszorg, de automobielindustrie, enzovoort, en biedt enorme voordelen aangezien de individuen dit op hun eigen tempo en in elke omgeving kunnen doen. Er zijn verschillende online e-learning klassen beschikbaar en met iSpring kan u eveneens uw eigen cursussen ontwikkelen zodat deze doelgerichter en efficiënter kunnen worden gebruikt. Met e-learning kan u ook additionele materialen zoals video tutorials, quiz en gesprek simulaties gebruiken om de hele training ervaring interactiever te maken.

Blended learning

Dit verwijst naar een methode die technologie integreert met activiteiten op locatie en dit stelt de medewerker in staat het beste uit de online en het traditioneel leren te halen. Er zijn verschillende manieren om dit te “mengen”, dus u kan voor uw bedrijf een model vinden dat werkt voor iedere medewerker. Er zijn vier modellen van blended learning / trainen. De eerste is het gespiegeld model, hierbij wordt het materiaal eerst door de medewerkers online doorlopen en daarna besproken in een klassikale omgeving. Het face-to-face-model, waarbij de meeste trainingen online gegeven worden in een virtuele live sessie met de instructeurs. Het flexibele model, waar zowel formele als informele trainingen online kunnen worden gegeven met een minimaal deel gesprekken en training op locatie, en als laatste, het zelf gemengd model, waar de medewerker zelf de cursussen en trainingen kan kiezen die voor hen het meest geschikt zijn. Ieder model heeft uiteraard zijn voor- en nadelen en het hangt er in grote mate van af hoe een medewerker het beste informatie naar zich toe trekt of hoe hij of zij het best kennis vergaart. 

Interessante manier

Dit is de meest interactieve manier om trainingen en cursussen te doen en biedt werkplek en gesprekssimulaties, virtual reality waar bepaalde probleemsituaties in een virtuele omgeving zich voordoen en op scenario-gebaseerde interactieve video’s. In de bovenstaande scenario’s kan elke medewerker zich veroorloven om fouten te maken en deze ook te corrigeren, krijgen ze constante feedback en kunnen ze dagdagelijkse scenario’s simuleren en deze ervaringen dan ook in de praktijk omzetten.

Sociale manier

Sociaal leren is uiteraard geen nieuw concept. Sinds mensenheugenis leren mensen al van elkaar en zijn daar ook goed in. Sociaal leren gebeurt moeiteloos, zoals wanneer mensen communiceren over hoe ze een taak moeten uitvoeren, mentorschap krijgen van een supervisor of de mening van andere mensen observeren op een forum. Tegenwoordig wenden steeds meer bedrijven zich tot dit soort leren. Enkele voorbeelden van dit sociaal leren zijn mentoring of coaching waarbij iemand zijn kennis en ervaring deelt om anderen verder te ontwikkelen, dit kan zowel relationeel als functioneel zijn. Een ander voorbeeld is het leren via sociale media platformen zoals Facebook en Twitter waarbij informatie in forums kan geplaatst worden en zo discussies ontstaan waaruit nuttige informatie kan getrokken worden, en als laatste voorbeeld heeft u de zelf gemaakte content, waarbij de medewerker zelf vrij zijn ideeën, feedback en ervaringen kan opschrijven in de vorm van een blog, presentatie of video’s. Deze manier is de meest actieve vorm van de sociale manier.

Ervaringsleren

Ervaringsleren is leren door iets te doen, maar er komt meer bij kijken. Het heeft een vierdelige cyclus – de medewerker heeft concrete ervaring met en kennis van het materiaal en ze kijken terug op de ervaring en vergelijken deze met eerdere ervaringen. Op basis van deze terugblik en ervaring ontwikkelen ze nieuwe ideeën over het materiaal dat beschikbaar is. Men probeert vervolgens deze nieuwe ideeën uit door middel van experimenten. Wanneer ze de nieuwe ideeën in daden omzetten, wordt dit de basis voor een nieuwe cyclus van ervaringsleren. 

Zoals u kunt zien, zijn er verschillende trainings- en ontwikkelingsmethoden om uit te kiezen. Elk heeft zijn voor- en nadelen. Het kan in het begin moeilijk zijn om op een van hen in te gaan. U hoeft niet de nieuwste trainingsmethoden en technieken voor medewerkers te kiezen, maar u moet er een kiezen die het beste bij uw doel past. Denk na over uw materiaal, doelgroep en zakelijke en leerdoelen voordat u een definitieve beslissing neemt.

Organisatorische kennisdeling tools – welke tools zijn er beschikbaar voor uw organisatie

Er zijn al heel wat tools en instrumenten in uw bedrijf of organisatie aanwezig als het gaat om kennisdeling, maar gebruikt u dit arsenaal aan instrumenten optimaal op dit moment? Als het op de harde vaardigheden aankomt, zoals de technische knowhow en werk specifieke ervaring, dat zijn deze waarschijnlijk al in gebruik aangezien deze onmisbaar zijn voor elke organisatie, maar wat als het op de zachte vaardigheden aankomt?

Deze soft-skills worden soms verwaarloosd, maar zijn een integraal onderdeel voor het organiseren van delen van kennis. We denken hier onder andere over communicatie, conflictresolutie en probleemoplossingen. Deze soft skills zorgen ervoor dat uw bedrijf rendabel blijft door goede klantenservice en versterkt eveneens de mentaliteit van uw medewerkers aangezien ze bijna uitsluitend over de persoon handelen en niet zozeer de technische vaardigheden. 

Een aantal onmisbare soft skills die kennis delen binnen een team kunnen verbeteren zijn gebaseerd op ervaring, omgang met mensen, attitude, gedrag, niet specifiek aan het werk, niet technisch en zijn vooral niet echt meet- of tastbaar.

De meest gebruikte vaardigheden die gebruikt worden als tools om de organisatorische kennisdeling te bevorderen zijn leiderschap, communicatie, teamwork, tijdmanagement, probleemoplossingen en kritisch denken en u kan deze zachte vaardigheden aanleren door mentoring of coaching, online lessen, interactieve workshops of sociaal leren zoals omschreven in de manieren om het delen van kennis praktisch in te voeren in uw organisatie. 

Laatste bedenkingen

Het is een feit dat kennisdelen in de werkomgeving voor vele bedrijven meer en meer en prioriteit aan het worden is aangezien het een integraal deel uitmaakt van de continuïteit en vooruitgang binnen de organisatie. Het biedt eveneens de voordelen dat men zijn medewerkers vaker kan behouden en de productiviteit van de organisatie verhoogt. Natuurlijk kost dit zowel tijd als geld voor uw organisatie om dit toe te passen, maar er zijn zeker meer voordelen dan nadelen en we hopen dat dit artikel u een duidelijker inzicht heeft gegeven in wat u allemaal kan doen in de toekomst. De tools voor een stappenplan die omhanden zijn, zoals bv, iSpring Suite, zijn er om u te begeleiden om het delen van kennis in uw organisatie te integreren. Probeer een 14 dagen gratis proefversie van iSpring Suite to see what interactive courses you can create to share your knowledge with your colleague fast and easily.

Dit is het einde van onze diepgaande kijk op het delen van kennis. Biedt uw organisatie kennisdeling aan uw medewerkers aan? Zo, ja, welke methoden gebruikt u om de training te geven en kennisdeling te faciliteren en hoe efficiënt was dit? We horen graag uw mening in het commentaar gedeelte onderaan.