Training on-the-job: wat is het en waarom is het belangrijk?

Wist u dat er een “geheim wapen” bestaat om het potentieel van het personeel in prestaties om te zetten en stagiairs snel inzetbaar te maken met betrekking to leren…het is training on-the-job? Het geheim is geen nieuwe technologie, wat betekent dat u het misschien al kent. Het is een bewezen praktijk die bekend staat als on-the-job training of OJT. Dit staat ook bekend als training in de praktijk.

On-the-job training kan van alles genoemd worden: leren in de praktijk, leren door te doen, of leren met werkbegeleiding. Het is het soort training en ontwikkeling van vaardigheden dat zo eenvoudig is dat het vaak over het hoofd gezien wordt. In dit artikel krijgt u een uitgebreide uitleg over OJT, met onder meer:

• Wat is on-the-job training?
• Welke vormen van on-the-job training bestaan er? 
• Hoe kan OJT uw bedrijf helpen?
• Hoe kunt u training in de praktijk beginnen?

Wat is on-the-job training?

Wat is de training on-the-job betekenis en wat kan het voor u doen? On-the-job training is een manier voor medewerkers om werkgerelateerde processen te leren door taken op het werk te observeren en uit te voeren. OJT richt zich op de integratie van medewerkers in hun dagelijkse werkomgeving. De meeste deelnemers zijn nieuwkomers in een functie; deze methode kan echter ook gebruikt worden als onderdeel van interne functieroulatie of een professioneel stageprogramma.

Tijdens OJT wordt een nieuwkomer in een functie gekoppeld aan een ervaren teamlid of leider. De stagiair gaat meestal met zijn collega of mentor mee om taken te observeren die tijdens een typische werkdag worden uitgevoerd. Na een periode van observatie en uitleg en door te leren wat er gevraagd is mag de stagiair een specifieke baan of taak uitvoeren die hij geobserveerd heeft.

Vaak komt de behoefte aan on-the-job training van binnen het bedrijf. Maar er zijn ook American Job Centers in de Verenigde Staten die OJT-mogelijkheden bieden aan mensen die op zoek zijn naar een baan. Zij zijn opgericht in het kader van de Workforce Investment Act, en opnieuw goedgekeurd in de Workforce Innovation and Opportunities Act (WIOA) van 2014, en werken samen met verschillende bedrijven en helpen hen bij het aanwerven van nieuwe kandidaten. Onder bepaalde omstandigheden kunnen werkgevers zelfs een loonvergoeding krijgen tot 50% van de kosten voor het verstrekken van extra on-the-job training aan personen die via het openbare arbeidskrachtensysteem zijn aangenomen.

iSpring Suite

Begin met on the job training met robuuste authoring toolkit.

Gratis proefversie Meer informatie→

Soorten learning on-the-job

On-the-job training wordt gebruikt in verschillende industrieën en kan zowel gestructureerd als ongestructureerd zijn.

Ongestructureerde OJT

Er is meestal geen vaste trainingsagenda. De nieuwe medewerker observeert of werkt samen met een ervaren collega. De collega, die als trainer fungeert, kiest de taken en activiteiten die hij de nieuwe medewerker wil bijbrengen. Deze methode werkt het best voor beperkte functies in een bedrijf waar de leerling welomschreven taken op een consequente manier moet uitvoeren. Bijvoorbeeld, als u een receptionist aanneemt voor uw medische kliniek, moet u hem leren hoe hij het contract formulier moet invullen, contant geld tellen, en met planningssoftware werken. Of, als u een machine-onderhoudsmedewerker aanwerft, moet u hem uitleggen hoe hij basisdiagnoses moet stellen, de prestaties van de machine moet controleren, en beschadigde machineonderdelen moet testen om te bepalen of grote reparaties nodig zijn.

Gestructureerde OJT

Deze training wordt op een duidelijk omschreven, methodische manier opgezet en gegeven. Het omvat meestal een duidelijke trainingsagenda met taken, instructies, en een tijdschema om de training te voltooien. Elke medewerker doorloopt dezelfde trainingsagenda en activiteiten voor een bepaalde functie. U kunt bijvoorbeeld een apart trainingsprogramma maken voor het volledige callcenter personeel, een verkoopteam, of alle wegenbouwers.

5 Voordelen van learning on-the-job

Laten we eens kijken hoe een goed opgezet OJT-programma organisaties kan helpen en naar de verdere voordelen van learning on-the-job.

• Zorg voor een op maat gemaakte leerervaring. Nieuwe medewerkers leren hoe zij taken moeten uitvoeren op de manier die precies bij uw organisatie past. Dit kan uw nieuwe medewerkers helpen hun zwakke punten weg te werken, de nodige vaardigheden te verwerven, de waarden van het bedrijf te begrijpen, en sneller inzetbaar te worden.
• Kostenefficiëntie. De training wordt meestal gegeven door ervaren collega’s op de werkplek, niet in het klaslokaal. Er hoeven geen dure externe trainers te worden ingehuurd voor het organiseren van seminars en andere trainingen, en er hoeft ook niet te worden gereisd, zodat de kosten beperkt blijven tot het absolute minimum.
• De betrokkenheid en de arbeidstevredenheid van de medewerkers verhogen. Uit een recente studie van LinkedIn bleek dat 94% van de ondervraagden langer bij een organisatie zou blijven als die in hun loopbaan investeerde. Bijvoorbeeld door het geven van trainingen. Uit een andere studie bleek dat medewerkers die OJT kregen aangeboden 30% gelukkiger waren met hun loopbaan dan degenen die geen training kregen.
• Een interne talentpijplijn ontwikkelen. Dit soort training geeft uw ervaren medewerkers de kans om nieuwe collega’s te begeleiden binnen een gestructureerd kader. Zo kunt u goed presterende teamleden voorbereiden op toekomstige promoties.
• Verloop verminderen. Medewerkers zijn de belangrijkste troef van elke onderneming. Het aantrekken, in dienst nemen en houden van toptalent kan op veel arbeidsmarkten tegenwoordig moeilijk zijn. Training kan zowel nieuwe als huidige medewerkers laten zien dat het u ernst is met het scheppen van werkgelegenheid op de lange termijn.

Hoe begint u on-the-job training

Als u eenmaal besloten hebt om een trainingsprogramma op de werkplek op te zetten, is het tijd om de oplossing te ontwerpen die voor u het beste werkt. Een systematische aanpak in zes stappen, zoals die welke hier wordt beschreven, is een goed model voor elk soort training.

Stap 1: Behoeften peilen

Een van de nadelen van deze vorm van training is dat u eerst flink wat werk moet verzetten. Bij het ontwerpen van om het even welk soort trainingsprogramma moet u altijd beginnen met het einddoel in gedachten. Vraag bijvoorbeeld het volgende:

• Wat zijn de doelstellingen van ons bedrijf voor het programma in het algemeen?
• Welke functies zouden het meest profiteren van persoonlijke trainingen?
• Wat zijn de kwalificaties, kennis, hard en soft vaardigheden qua trainingen voor deze functies?
• Welke kennis of vaardigheden hebben nieuwe werknemers meestal al?
• Welke nieuwe vaardigheden of kennis moeten wij onze nieuwe medewerkers normaliter bijbrengen?
• Hebben zij bijkomende vaardigheden nodig die wij hen moeten leren? Bijvoorbeeld door het volgen van trainingen.

Zodra u uw dringendste trainingsbehoeften in kaart hebt gebracht, kunt u beginnen de specifieke kennis of vaardigheden te bepalen die uw OJT moet omvatten. Hier volgen een paar voorbeelden:

Stap 2: Kies de geschikte trainingsmethode

Uw volgende stap is de trainingstaken af te stemmen op de juiste trainingsmethode. Hier volgen enkele van de meest gebruikelijke trainingstechnieken:

• Coaching/mentorschap. Lerenden werken direct onder toezicht van een manager of teamleider. De coach of mentor geeft constructieve feedback aan de lerende.
• Stages. Stages zijn vaak gericht op theoretische en praktische aspecten van een functie en zijn vooral bedoeld om te observeren.
• Het buddysysteem. Een buddysysteem koppelt de stagiair aan een teamlid van hetzelfde niveau, in plaats van aan een leidinggevende. Deze methode geeft de stagiair een unieke kans om te zien hoe de taken in een realistische omgeving worden uitgevoerd.
• Meelopen of observeren. Een nieuw personeelslid vergezelt een ervaren collega tijdens de trainingsperiode om te zien hoe de collega zijn dag indeelt en de normale taken uitvoert. De nieuwe medewerker neemt gewoonlijk niet deel aan de werkzaamheden, maar luistert en leert.
• Roteren/streektaken. Zij plaatsen personen uit de vorige functie en een gebied van een organisatie voor een bepaalde tijd in een andere functie. Deelnemers aan functieroulatie kunnen een buddy of mentor toegewezen krijgen om hen te begeleiden.
• E-learning. De huidige leertechnologieën maken het voor organisaties mogelijk om hun medewerkers online te trainen. De belangrijkste elementen van e-learning zijn beknopte, gerichte opleidingsmodules die in een OJT-programma geïntegreerd kunnen worden en toegankelijk zijn als onderdeel van een dagelijkse trainingsroutine. De perfecte learning on-the-job training dus. Sommige taken vragen om actieve deelname, terwijl andere gericht zijn op het opbouwen van kennis en vaardigheden. Om de verschillende soorten taken te ondersteunen, zult u een blended learning curriculum moeten ontwerpen.

Zo zou een on-the-job training plan voor een installateur reparateur eruit kunnen zien:

Stap 3: Tools en middelen kiezen

Een gemengde praktijkopleiding vraagt om een hele reeks middelen, zoals mensen, software, documenten, tools, enz. Neem de tijd om de middelen te identificeren die u nodig hebt om uw job training strategie uit te voeren! Als u dit deel van het proces over het hoofd ziet, zult u niet over de details beschikken om de juiste leermiddelen te creëren.

De onderstaande tabel geeft een overzicht van de soorten tools en middelen die nodig zijn voor de training van installateur reparateur.

Is u één trainingstool opgevallen dat elke trainingmethode gemeen heeft? Het belangrijkste tool voor een succesvolle training is een Learning Management Systeem of LMS. Het is uw “one-stop shop” voor het beheren en volgen van leerresultaten.

Met een robuust learning management systeem kunt u snel zowat alle soorten lesmateriaal uploaden, waaronder presentaties, documenten, video’s, en SCORM cursussen. Als het materiaal eenmaal geüpload is, kunt u medewerkers uitnodigen voor het learning management systeem, en cursussen toewijzen. Zo heeft iSpring Learn bijvoorbeeld ook een kalender om offline evenementen te plannen en Zoom-integratie voor het houden van online vergaderingen. Daarnaast is de interface in het Nederlands en dus gemakkelijk te gebruiken. Download de 30-dagen proefversie van iSpring Learn om de volledige functionaliteit van het gebruiksvriendelijke LMS te ervaren.

Als u online training gaat geven en zelf e-learning materiaal gaat maken (in het volgende hoofdstuk gaan we daar dieper op in), dan hebt u een programma nodig om cursussen te maken. U kunt bijvoorbeeld iSpring Suite gebruiken om robuuste e-learningmodules, videocolleges, schermopnames, rollenspelen en interactieve evaluaties te maken over een willekeurig trainingsonderwerp. Al het materiaal dat u maakt met iSpring Suite zal perfect geïmplementeerd worden in het iSpring Learn LMS.

Gratis 14 dagen proberen (geen creditcard nodig) →

Stap 4: Ontwerp het materiaal

U hebt waarschijnlijk al handleidingen, SOP’s, en andere documentatie, of weet op zijn minst hoe u die in elkaar moet zetten. Wij zullen ons dus richten op het ontwerpen van interactieve e-learning cursussen die een paar niveaus hoger liggen. Ze zijn een krachtig leermiddel waarmee u de betrokkenheid, motivatie en kennisbehoud van uw lerenden aanzienlijk kunt verhogen.

Wat de ontwikkeling van cursussen betreft, hebt u drie basiskeuzes:

1. U kunt het maken van materiaal uitbesteden aan een externe leverancier. Het grootste voordeel van het uitbesteden is dat het u kan helpen uw projectwerk snel te lanceren. Verkopers hebben gewoonlijk een bestand van ontwerpers, grafische ontwerpers en multimedia-ontwikkelaars, die elk soort lesmateriaal kunnen maken. Als u voor uitbesteden kiest, zorg er dan voor dat u er tijd en geld in investeert! Uitbesteden is de duurste manier om lesmateriaal te ontwikkelen, en u kunt verwachten dat de tarieven van uw leverancier zullen veranderen, afhankelijk van het soort ontwerp dat u nodig hebt.
2. U kunt bestaand cursusmateriaal kant en klaar kopen. Door bestaand materiaal te kopen kunt u zeker in minder tijd een leerplan opzetten dan wanneer u het zelf zou maken, en het is aanzienlijk minder duur dan uitbesteden. Gerenommeerde lesmaterialen kunnen nauwkeurige en bijgewerkte informatie bevatten, maar u mag verwachten dat ze een vrij algemene gebruikerservaring bieden. Kant-en-klaar materiaal zal geen persoonlijke toets of branding bevatten, tenzij u extra betaalt voor die diensten. Bovendien kunt u nauwelijks kant-en-klare cursussen vinden voor een gespecialiseerd vakgebied.
3. U kunt het materiaal zelf maken. Zelf uw lesmateriaal samenstellen kan voor u een betere optie zijn, omdat het de meest kosteneffectieve en praktische oplossing is. Door uw leerplan zelf te maken kunt u gebruik maken van de deskundigheid van uw meest ervaren leiders en medewerkers, die een uitstekend inzicht hebben in de bedrijfscultuur, zodat u de beste leeroplossingen op maat kunt maken. Het geeft u ook de volledige eigendom van het materiaal, zodat u geen verdere uitgaven voor bewerkingen en updates hoeft te doen.

Als u intern materiaal ontwikkelt, vergeet dan niet dat iSpring Suite ook documenten zoals SOP’s en gebruikershandleidingen in PDF-formaat of PowerPoint-presentaties kan omzetten in een virtuele bibliotheek van bronnen voor uw lerenden. Met de toolkit kunt u ook materiaal maken dat voldoet aan Section 508 en WCAG voor mensen met een handicap.

Stap 5: Bepaal de mensen en bereid ze voor

Zorg ervoor dat u een team van coaches, mentors en ervaren medewerkers met kennis van zaken opstelt terwijl uw programma nog in de planningsfase is. Maak uw trainers ervan bewust dat OJT een doordacht en systematisch proces zal zijn, en geen “even snel afronden” exercitie.

Uw ondersteuningsteam moet over de nodige expertise beschikken om de kwaliteit van uw trainingsmateriaal op kwaliteit te controleren. Als het materiaal klaar is, houdt u een reeks train-de-trainer sessies (ook bekend als “T3 sessies”) om ervoor te zorgen dat iedereen begrijpt hoe elke taak of activiteit moet worden uitgevoerd. Als uw team klaar is, kunt u het materiaal uploaden, een proefproject uitvoeren en uw trainingsprogramma lanceren.

Stap 6: Resultaten evalueren en verbeteren

Na een eerste introductieperiode wilt u de resultaten van uw trainingsprogramma evalueren. Leerdeskundigen controleren de leer- en prestatieresultaten van de cursisten meestal om de 30, 60 en 90 dagen. Evaluaties op langere termijn, 6 maanden en 1 jaar na de voltooiing van de training, kunnen een goed beeld geven van de mate waarin uw cursisten de training onthouden en dagelijks gebruiken.

Als u een LMS gebruikt, kunt u de leervooruitgang zowel op individueel als op teamniveau volgen met behulp van LMS rapportage.

De conclusie

De voordelen van praktijktraining gaan verder dan alleen het trainen van nieuwe medewerkers. Een goed opgezet programma geeft aan dat uw organisatie waarde hecht aan leren, wat u kan helpen de beste nieuwe medewerkers aan te trekken en te behouden. Training geeft ook goed functionerende medewerkers de kans om hun nieuwste collega’s te begeleiden en mentor te zijn. Samen met uw bestaande leerprogramma voor nieuwe medewerkers kan OJT ervoor zorgen dat uw stagiairs zich gewaardeerd en gemotiveerd voelen om hun hele loopbaan bij uw organisatie succesvol te zijn. Download de 14-dagen proefversie van iSpring Suite en iSpring Learn om met complexe on-the-job training met twee robuuste en gemakkelijk te gebruiken tools te beginnen.

Als u vragen of suggesties hebt over wat een goede training on-the-job is, horen wij graag uw opmerkingen hieronder.