Hoe draagt een kennismanagementsysteem bij aan een succesvol bedrijf?

Bedrijven en organisaties met een kennismanagementsysteem die zakelijke training aanbieden hebben een tot 218% hoger inkomen per medewerker en een 24% hogere winstmarge dan bedrijven en organisaties die dat niet doen. Investeren in de opleiding en ontwikkeling van werknemers is winstgevend als het goed wordt gedaan.

Maar coaches naar uw filialen laten komen en sessies met een instructeur organiseren na het werk kan overweldigend zijn voor een bedrijf. Gelukkig verandert bedrijfsonderwijs snel. Met mobiele apparaten, internet en mogelijkheden om op afstand te werken, zijn de fysieke barrières voor training weggenomen. Wat ook altijd en overal leren mogelijk maakt, is een kennismanagementsysteem voor bedrijven. Zakelijke kennismanagementsysteem-software biedt zelfs veel meer dan dat.

Maar wat is een kennismanagementsysteem, en hoe kan uw organisatie hiervan profiteren?

Wat is een kennismanagementsysteem?

Kennismanagement systemen voor bedrijven zijn software voor het leveren van online training en leerinhoud aan uw werknemers. Een kennismanagementsysteem helpt nieuwe werknemers bij het inwerken, geeft ze de kennis en vaardigheden die ze nodig hebben om hun functie uit te oefenen en, uiteindelijk, sneller carrière te maken. U kunt meer te weten komen over hoe een kennismanagementsysteem functioneert en hoe u een online training inricht met een kennismanagementsysteem.

Hier zijn vijf redenen waarom uw organisatie een kennismanagementsysteem nodig heeft:

1. U kunt uw bedrijf geld besparen door de opleidingskosten aanzienlijk te verlagen, met inbegrip van reiskosten, verblijfskosten en andere uitgaven voor bijeenkomsten.
2. De leerervaring is niet langer gebonden aan een klaslokaal. Werknemers kunnen cursussen volgen in hun eigen tempo, waar en wanneer het hen uitkomt.
3. Met een kennismanagementsysteem kunt u het personeel zonder extra kosten vanaf verschillende locaties opleiden.
4. U kunt de werkdruk van ervaren werknemers verminderen. Met online onboarding hoeven nieuwe medewerkers de ervaren medewerkers niet van hun taken af te houden. De nieuwkomers kunnen zelfstandiger aan de slag, en u kunt de hoeveelheid face-to-face mentorschap verminderen.
5. Een kennismanagementsysteem maakt het gemakkelijk om bij te houden wie een cursus heeft gevolgd en hoe goed ze hebben gepresteerd. U kunt deze nuttige analyses gebruiken om uw ontwikkelingsprogramma te verbeteren.

iSpring Learn LMS

Ontdek bedrijfstraining met een robuust en gebruiksvriendelijk kennismanagementsysteem.

Gratis proefversie Meer informatie→

Wie gebruikt een kennismanagementsysteem?

Kennismanagementsystemen kunnen nuttig zijn voor zowel het MKB als grote ondernemingen, maar ook voor non-profit- en overheidsorganisaties van verschillende omvang. Voor kleine en middelgrote bedrijven en organisaties vergemakkelijkt een kennismanagementsysteem de ontwikkeling zonder buitensporige kosten en productiviteitsverlies. Voor grote ondernemingen biedt het de mogelijkheid om hele vestigingen, afdelingen, lokale kantoren, franchisenemers en wederverkopers op te leiden en kennis efficiënt over te dragen.

Afhankelijk van de grootte van een bedrijf zal een L&D- of HR-team online bedrijfsopleidingen verzorgen en hiervoor een kennismanagementsysteem gebruiken. Binnen een organisatie kunnen de volgende categorieën gebruikers worden onderscheiden:

• Een beheerder – bij complexe kennismanagementsystemen kan dit een IT-technicus zijn die het systeem beheert, maar bij meer toegankelijke systemen kan de cursusauteur ook beheerder zijn.
• Een auteur – een persoon die online opleidingsprogramma’s maakt en cursussen toevoegt aan een kennismanagementsysteem.
• Gebruikers of studenten – cursisten die materiaal op het platform bestuderen.

Soorten kennismanagementsystemen

Kennismanagementsystemen verschillen op twee manieren. Ten eerste kunnen leveranciers van een kennismanagementsysteem open source of commerciële software maken. Ten tweede kunnen ze variëren van lokaal gehoste software tot cloud-gebaseerde software as a service (SaaS) oplossingen. Laten we deze soorten kennismanagementsystemen eens kort bekijken:

• Open-source kennismanagementsystemen – licentievrije oplossingen die geschikt zijn voor non-profit organisaties. Deze kunnen dankzij open code worden aangepast aan de specifieke behoeften van de gebruiker. Dit vereist echter dat u een IT’er heeft en geld uitgeeft aan het onderhoud van de server en de hostingarchitectuur. Een goed voorbeeld van een open-source LMS is het Open Edx platform. Dankzij zijn XBlock-technologie kan inhoud gemakkelijk worden gecreëerd en beheerd en kan het platform in detail worden aangepast. Open edX groeit snel in populariteit.
• Commerciële kennismanagementsystemen – bedrijfseigen software met licentiekosten. Deze worden gemaakt en beheerd door leveranciers van kennismanagementsystemen die de klanten technische ondersteuning bieden en zorgen voor de duurzame werking ervan. Commerciële kennismanagementsystemen kunnen worden geïnstalleerd of geleverd als een cloud-gebaseerde SaaS-oplossing.
• Lokaal gehoste kennismanagementsystemen – software die u zelf host en onderhoudt. Het veronderstelt hoge installatiekosten en een specifieke licentieduur. Uw IT-team is verantwoordelijk voor de werking en beveiliging.
• Cloud-based kennismanagementsystemen – gehost op het web door leveranciers, overal toegankelijk op elk apparaat. U hebt geen zware IT-infrastructuur of een sterke IT-achtergrond nodig. Het is de leverancier van het kennismanagementsysteem die toegang biedt tot deze dienst, het systeem onderhoudt en uw gegevens beveiligt met encryptieprotocollen.

De belangrijkste functies van een Kennismanagementsysteem

U kunt verschillende opleidingsbehoeften hebben en bijgevolg verschillende eisen stellen aan een toekomstig kennismanagementsysteem voor uw organisatie. Maar in het algemeen zal elk kennismanagementsysteem voldoen aan deze drie basisvereisten: gebruikers beheren, cursussen beheren en de voortgang van de opleiding bijhouden. 

Belangrijkste functies van een kennismanagementsysteem

• Gebruikersbeheer. U kunt gebruikers toevoegen en bewerken, ze indelen in groepen en afdelingen, en ze rollen toewijzen.
• Cursusbeheer. U kunt lesmateriaal uploaden, beheren en leveren aan cursisten.
• Voortgangsbewaking. U kunt tijdig beoordelen hoe een bepaalde leerling of een groep leerlingen presteert.

Enkele extra functies:

• Leerpad. Als uw bedrijfsopleidingsprogramma is gewijd aan verschillende onderwerpen of weinig onderdelen bevat, kunt u deze organiseren in een samengestelde cursus, het zogenaamde leerpad. Binnen dit leertraject kunt u specifieke evaluatiecriteria en deadlines hanteren en de onderdelen herschikken.
• Evenementenkalender. Als uw bedrijfsopleidingsprogramma ook klassikale activiteiten of webinars omvat, kunt u deze opleidingsevenementen ook in uw kennismanagementsysteem plannen en volgen. Het kennismanagementsysteem zal cursisten op de hoogte brengen van komende evenementen en dit van u overnemen. 
• Certificering. Wanneer een werknemer een cursus of een test afrondt, verwacht hij een bevestiging van u en stelt hij een beloning op prijs. Kennismanagementsysteem-platforms kunnen certificaten uitreiken en de algemene professionele certificering in uw bedrijf vergemakkelijken.
• Mobiel leren. Een goed kennismanagementsysteem is altijd en overal beschikbaar voor lerenden. Het moet als app toegankelijk zijn op elk apparaat. Gebruikers zullen het ook nuttig vinden om cursussen te volgen wanneer ze offline zijn en hun resultaten automatisch naar het systeem gestuurd krijgen wanneer ze weer online zijn.
• Social media tools. Kennismanagementsysteem platforms kunnen likes, shares, discussies, gebruikersfeedback en andere functies ondersteunen die vergelijkbaar zijn met die van social media-platforms. Ze zorgen voor meer gezamenlijke leerervaringen en verbeteren de betrokkenheid.
• Gamification. Een andere manier om de betrokkenheid en motivatie van lerenden in uw organisatie te vergroten. Werknemers kunnen een vriendschappelijke wedstrijd houden door punten en badges te verzamelen voor het voltooien van hun opleidingsmodules.

Software voor kennismanagementsystemen

Laten we eens kijken naar enkele soorten software die gerelateerd zijn aan kennismanagementsystemen voor organisaties.

Authoring software 

E-learning authoring tools zijn een soort software om digitale educatieve inhoud te creëren en via een kennismanagementsysteem aan te bieden. Concreet gaat het om interactieve cursussen, videocolleges en tutorials, quizzen en simulaties. Authoring tools verschillen in functionaliteit en toegankelijkheid. Sommige zakelijke kennismanagementsysteem-platforms hebben gebundelde authoring tools waarmee de gebruiker volwaardige interactieve cursussen, quizzen, gesprekssimulaties en vertakte scenario’s kan bouwen. Met een ingebouwde cursuseditor kunt u eenvoudige cursussen en tests rechtstreeks in het kennismanagementsysteem maken.

Digitale kennisbanken

Een digitale kennisbank is een online centrale locatie voor de leerinhoud van een hele organisatie. Met andere woorden, het is een kennisbank van het bedrijf. Dit type software is een uitstekend middel voor just-in-time leren, omdat werknemers toegang hebben tot informatie in deze bibliotheek wanneer ze die nodig hebben. Ze kunnen ook communiceren in discussieforums en kennis bijdragen aan de kennisbank. Beheerders kunnen machtigingen en toegangsrechten tot informatie instellen.

Als zelfstandige oplossing kunnen digitale kennisbanken nuttig zijn voor ondersteuning en informatie na de opleiding. Of ze kunnen geïntegreerd zijn met andere bedrijfssoftware of met kennismanagementsysteem-platforms.

Gehoste cursusplatforms

Deze platforms hosten online cursussen van verschillende verkopers en hebben e-commerce mogelijkheden. Daar kunnen individuen en bedrijven cursussen uploaden of bouwen en aan klanten verkopen. Het is een soort marktplaats voor cursussen die de levering van e-learning-inhoud aan eindgebruikers vergemakkelijkt.

Microlearning platforms

Een microlearningplatform is ontworpen om kennis te leveren, in gemakkelijk op te nemen hapklare brokken die in een dagelijkse workflow passen. Op microlearningplatforms kunnen bedrijven microcursussen samenstellen op basis van voorbereid materiaal of toegang krijgen tot bestaande microlearninginhoud die door het platform wordt geleverd. Microlearningplatforms zijn flexibel en mobielvriendelijk, waardoor werknemers overal en altijd toegang hebben tot taakgerichte kennis en informatie.

Ondanks het feit dat de markt al een overvloed aan trainingsoplossingen voor organisaties biedt, kan een kennismanagementsysteem veel daarvan vervangen en voor u een alles-in-één systeem zijn. Laten we ons nu eens verdiepen in de manieren waarop een kennismanagementsysteem uw bedrijf ten goede kan komen.

Hoe kan een kennismanagementsysteem u helpen?

Inwerken nieuwe medewerkers

Met een kennismanagementsysteem kunt u nieuwe medewerkers makkelijk inwerken. U hoeft maar één keer een trainingsprogramma te maken voor uw bedrijf, en deze training vervolgens aan alle nieuwe werknemers toewijzen. Een oriëntatieprogramma wordt gewoonlijk voorbereid door een HR-manager met informatie over de volgende onderwerpen:

• Geschiedenis van het bedrijf
• Missie, visie en waarden
• Bedrijfsbeleid
• Bedrijfscultuur
• Organisatiestructuur en leiderschapsteam
• Producten/diensten en hun belangrijkste voordelen
• Belangrijkste klanten en partners

Uitkomst: Een goede introductieopleiding kan het aanpassingsproces van nieuwe werknemers vereenvoudigen en stroomlijnen, hun retentie verhogen en hen sneller aan het werk krijgen.

Oticon

Met iSpring biedt Oticon, Inc. onboarding voor nieuwe medewerkers.

“Wanneer nieuwe accountmanagers bij Oticon, Inc. komen werken, doorlopen ze een inwerkprogramma van 10 weken om hen te helpen zich aan te passen aan het bedrijf en snel productief te worden.

We gebruiken eLearning om onze accountmanagers te helpen kennis op te doen over ons bedrijf, onze producten en onze technologie, en gebruiken vervolgens persoonlijke training om hen te leren hoe ze deze kennis kunnen toepassen om de kwaliteitsservice te leveren die onze klanten van Oticon verwachten.”

Lees de hele case →

Zodra een oriëntatieprogramma succesvol is, beginnen de meeste organisaties meer specifieke opleidingen toe te voegen: verkoop, bedrijfsvoering, management, zelfs opleidingen met informatie over het gebruik van bedrijfsvoordelen of het aanvragen van een vakantie zullen waarschijnlijk hun weg vinden naar het kennismanagementsysteem van het bedrijf.

Hier zijn enkele voorbeelden:

Productkennis training

Productonderwijs kan een onderdeel zijn van onboarding voor nieuwe werknemers of kan toegankelijk zijn voor elke werknemer die zijn kennis moet opfrissen. Met een kennismanagementsysteem voor bedrijfsopleidingen kunt u het personeel in uw organisatie ook informeren over nieuwe producten of diensten, zelfs voordat die producten en diensten worden uitgebracht.

Een typische online producttraining geeft cursisten uitgebreide informatie over functies, voordelen en het gebruik van het product. Aan het eind van de cursus is er meestal een quiz om te beoordelen hoe goed de werknemer het product kent, en of er nog aanvullende training nodig is.

Hier ziet u een demo van een online training over Brandveiligheid.

Uitkomst: Een goede know-your-product-training kan uw teams versterken en zowel de verkoopcijfers als de klanttevredenheid verhogen.

Succesverhaal

Johnson & Johnson

Johnson & Johnson leidt vertegenwoordigers op met iSpring.

“Johnson & Johnson vertegenwoordigt meer dan 25 merken en 350 producten. Onze medewerkers moeten ze allemaal kennen. Elke 2 maanden geven we onze verkopers training over de verschillende productlijnen. Met iSpring controleren we regelmatig de kennis van 400 buitendienstmedewerkers uit verschillende regio’s. Dit houdt ons personeel scherp en beïnvloedt onze verkoopresultaten.”

Training in beroepsspecifieke vaardigheden

Beroepsspecifieke vaardigheden zijn vaardigheden die nodig zijn voor een bepaalde baan. Een architect heeft bijvoorbeeld CAD-vaardigheden nodig, een leraar moet weten hoe hij lessen moet plannen en een developer moet goed kunnen programmeren.

Functiespecifieke vaardigheidstraining is een kernonderdeel van de opleiding van werknemers, vooral voor werknemers in technische functies. Omdat de technologie voortdurend verandert, moeten zelfs vaste werknemers hun vaardigheden regelmatig bijspijkeren.

Met een kennismanagementsysteem is het gemakkelijk om medewerkers regelmatig bij de opleiding te betrekken en zo te zorgen voor continu leren. Het is zelfs gemakkelijk om medewerkers te betrekken bij de ontwikkeling van nieuwe opleidingen.

Uitkomst: Voortdurende training in functiespecifieke vaardigheden kan uw werknemers helpen op de hoogte te blijven van de laatste ontwikkelingen en hun prestaties te verbeteren.

Succesverhaal

Villa St. Vincent

Met iSpring bereidt Villa St. Vincent medewerkers voor op het Nursing Assistant Competency Exam.

“Wij leiden nieuwe werknemers doorlopend op tot CNA’s. Ons programma omvat 43 uur online curriculum (via iSpring), 16 uur oefenen van laboratoriumvaardigheden en 16 uur klinische vaardigheden.

Sinds we onze training hebben verplaatst naar iSpring Learn, zijn we erin geslaagd om de retentie van werknemers te verhogen van 69,6% naar 86,4%.”

Lees de hele case →

Dit is een fragment uit Villa St. Vincent’s cursus voor CNA certificering.

Training in verkoop- en klantondersteuning

Cursussen over verkoop leren cursisten hoe ze producten beter kunnen verkopen: de behoeften van klanten voorspellen, producten presenteren in termen van voordelen voor de klant, bezwaren wegwerken, verkopen sluiten, enz. De opleiding in klantondersteuning geeft werknemers informatie over hoe ze klanten het gevoel kunnen geven dat er naar hen geluisterd wordt, terwijl ze snel processen uitvoeren die problemen oplossen.

Kennismanagementsysteem software maakt automatisering van het leerproces en een betere betrokkenheid mogelijk. U kunt uw leerlingen voorzien van prachtige SCORM-compliant cursussen, hun kennis beoordelen met online quizzen, en hun verkoop- en communicatievaardigheden ontwikkelen met behulp van dialoogsimulaties.

Uitkomst: Een goede training kan ervoor zorgen dat uw medewerkers beter zijn toegerust met informatie om meer te verkopen, en goed getrainde teams voor service en ondersteuning kunnen klanten die bellen over een probleem omzetten in merkevangelisten.

Succesverhaal

ForaPharm

Parafarmaceutische distributeur ForaPharm leidt verkopers op met iSpring.

“We leveren productkennisonderwijs en trainen onze verkopers met dialoogsimulaties die uiterst nuttig zijn voor het opbouwen van communicatievaardigheden. In de vorm van een spel werken onze medewerkers de scripts uit en leren ze een product te presenteren.

Sinds de implementatie van iSpring tools is het prestatieniveau van ons verkoopteam verdubbeld ten opzichte van alleen in-person training.”

Dit is een voorbeeld van een simulatie van een dialoog om auto’s te verkopen.

Training voor kanaalpartners

Met een kennismanagementsysteem, is het mogelijk om kanaalpartners over de hele wereld op te leiden. Een dergelijke training geeft hen inzicht in uw producten, de ontwikkelingspijplijn, nieuwe functies, nieuwe producttoepassingen en how-tos. Bovendien kunt u uw partners voorzien van compliance training, informatie te delen en hen helpen vaardigheden te ontwikkelen op het gebied van verkoop en klantenondersteuning voor uw organisatie.

Uitkomst: Online kanaaltraining kan u helpen het netwerk van uw organisatie te verbeteren en uw organisatie te optimaliseren.

Succesverhaal

Hyundai Mobis

Hyundai Mobis biedt met iSpring hoogwaardige training aan 400 dealers in Rusland.

“Wij leiden vooral managers van onderdelen op. Met iSpring Learn leren we hen werken in het Dealer Communication System (DCS) en geven we hen cursussen over onze bedrijfscultuur en belangrijkste bedrijfsprocessen.

Door over te stappen op online leren zijn we erin geslaagd de opleidingskosten met 5X te verlagen en is het tempo van (beginnen met) leren verdrievoudigd.”

Door te investeren in een kennismanagementsysteem kunt u uw medewerkers en partners helpen om doorlopend te leren. Voortdurende professionele ontwikkeling is een drijvende kracht om doelen te bereiken en concurrerend te blijven. Bedrijven die meer weten, groeien meer!

Het beste kennismanagementsysteem kiezen

Het selecteren van het juiste leermanagementsysteem voor uw bedrijf kan een hele uitdaging zijn en veel tijd en geld kosten. Er zijn een heleboel dingen om in gedachten te houden, zoals of het kennismanagementsysteem echt kan helpen bij het oplossen van uw bestaande bedrijfsprobleem, of het alle noodzakelijke functies heeft om aan uw opleidingsbehoeften te voldoen, en of het binnen uw budget blijft. 

Wilt u een kennismanagementsysteem in actie zien voor uw organisatie? Probeer vandaag nog een demo! Probeer het iSpring Learn kennismanagementsysteem 30 dagen uit en probeer alle functies van het leerplatform gratis.