Offboarding – wat is het en waarom is het belangrijk?

Onboarding is iets waar men graag over praat en veel aandacht aan geeft – maar offboarding is net zo belangrijk voor uw organisatie. Wij hebben het veel over het onboarden van medewerkers. Er zijn checklists en procedures om de nieuwe aanwinst wegwijs te maken. Maar, hoe zit het met de werknemers die uit dienst gaan? Zij hebben immers hun tijd en talent aan de organisatie gegeven. Hun offboarding moet even soepel verlopen als de onboarding van een nieuwe medewerker. In ons blog over offboarding vertellen we u alles wat u moet weten.

Een checklist voor de uitdiensttreding van een medewerker of een goed personeelsbeleid is niet alleen gunstig voor de medewerkers, maar ook voor de organisatie. Elk detail is vastgelegd en er is geen verwarring meer wanneer de medewerker vertrekt. Met checklists voor offboarding zijn de overdracht en de kennisoverdracht beter geregeld.

In dit artikel vertellen wij u alles over het offboarding proces en de beste praktijkvoorbeelden van offboarding. De volgende keer dat u een medewerker hebt die de organisatie verlaat, weet u precies hoe u hun vertrek kunt vergemakkelijken.

Wat is offboarding precies?

Offboarding is het proces dat plaatsvindt wanneer iemand de organisatie verlaat, ongeacht de redenen waarvoor. De offboarding procedure en de checklist moeten logisch en doorlopend zijn, en in overeenstemming met het bedrijfsethiek van de organisatie. Het is een proces dat echt relevant is voor elke reden dat een medewerker de organisatie verlaat: of ze nu met pensioen gaan, ontslag nemen, ontslagen worden, enz.

Een goed offboarding proces is een belangrijk onderdeel van het personeelsbeheer, dat het werk voor HR weer een stuk gemakkelijker maakt.

Wat komt er allemaal kijken bij een typische offboarding procedure?

Een offboarding proces bestaat vaak uit meerdere acties en fasen. Hier zijn een paar dingen waarmee u rekening moet houden en die u kunt verwachten van een typische offboarding procedure. 

Een geschreven ontslagbrief: Hoewel een medewerker ervoor kan kiezen zijn ontslag aan te bieden in een persoonlijk gesprek, per telefoon of tijdens een videoconferentie, is het wel gebruikelijk om ook in een e-mail of schriftelijke brief de details en het traject met betrekking tot het vertrek te bevestigen.

HR exitgesprek

Veel organisaties zullen exitgesprekken plannen met vertrekkende medewerkers. Deze gesprekken helpen de HR-teams informatie te verzamelen en eventuele vragen van de medewerker te beantwoorden met betrekking tot pensioen, apparatuur en laatste loon.

Overdrachtsdocument

In de loop van hun dienstverband zal een medewerker waarschijnlijk een grote hoeveelheid vakkennis en gespecialiseerde interne kennis verzamelen. Het is normaal dat medewerkers in deze functie een document opstellen waarin lopende projecten, nieuwe aanspreekpunten voor externe verkopers, en best practices voor hun dagelijkse werk worden beschreven.

Training en functieoverdracht

Bij het zoeken naar een vervanger voor een medewerker is het vaak nodig dat de medewerker zijn collega’s opleidt om de meer gespecialiseerde taken uit te voeren.

Overdracht van apparatuur/IT offboarding

Een medewerker die vertrekt zal moeten regelen hoe de apparatuur die eigendom van het bedrijf is, gewist en teruggegeven zal worden. Vaak zal een IT-manager met de medewerker afstemmen hoe dat het beste kan gebeuren. Dit is een cruciale stap om ervoor te zorgen dat een medewerker na zijn vertrek geen toegang meer heeft tot bedrijfsgegevens en -informatie.

iSpring Learn LMS

Implementeer het offboarding proces snel en eenvoudig met een robuust LMS.

Gratis proefversie Meer informatie→

De offboarding checklist

Hoe weet u zeker dat u snel kunt schakelen met het vinden van een nieuwe collega bij het vertrek van een bestaande medewerker? Dat kan door middel van een offboarding сhecklist. Met deze punten en tips weet u zeker dat u geen problemen gaat ondervinden.

1. Communiceer verandering snel

Wanneer een medewerker vertrekt of wordt ontslagen, is de verleiding groot om te wachten met het meedelen van de verandering totdat u alle details hebt: 

• Wanneer is de laatste dag van de medewerker?
• Wie zal in de tussentijd hun taken overnemen?
• Wanneer kunnen wij een vacature voor hun vervanger plaatsen?

Hoe langer u echter wacht, hoe groter de kans dat collega’s die details zelf gaan invullen, wat kan leiden tot het verspreiden van verkeerde informatie.

Om dit tegen te gaan, moet u leidinggevenden vertellen dat zij zowel hun afdeling als HR zo snel mogelijk op de hoogte moeten brengen van een vertrek van een medewerker, om te voorkomen dat geruchten de ronde gaan doen. Een eenvoudige e-mail volstaat. Zorg ervoor dat u de vertrekkende medewerker het beste wenst, en geef eventueel een reden voor het vertrek van de medewerker.

Zodra uw HR-afdeling van het vertrek op de hoogte is gebracht, moet zij de salarisadministratie en de IT-afdeling op de hoogte brengen om de offboarding procedure te starten.

2. Bereid het papierwerk voor

Dan komt het noodzakelijke kwaad dat we administratie noemen. Uw offboarding proces moet de juiste documentatie van het volgende hebben:

• Ontslag- of opzeggingsbrief;
• Geheimhoudings- en concurrentiebedingen (indien van toepassing);
• Documenten over secundaire arbeidsvoorwaarden (bv. uitleg over lopende uitkeringen, overdracht van pensioenplan, werkloosheidsverzekering).

Het hebben van een audit spoor van administratie beschermt zowel de medewerker als de werkgever in geval van juridische problemen.

3. De kennisoverdracht op gang brengen

Als medewerkers vertrekken, nemen zij hun vaardigheden en institutionele kennis met zich mee. Als u die kennis niet ergens vastlegt, kan ze voor altijd verloren gaan en moet de volgende medewerker de rol zelf maar uitzoeken.

Zodra een medewerker zijn ontslag indient, is het tijd om met de kennisoverdracht te beginnen. Hier zijn enkele vragen die u aan vertrekkende medewerkers moet stellen om hun nuttige kennis over te dragen: 

• Kunt u uw dagelijkse routine in stapsgewijze instructies opsplitsen?
• Zijn er projecten die u wekelijks, maandelijks, driemaandelijks of jaarlijks herhaalt? Welke zijn dat en hoe doet u ze?
• Van welke dossiers moet uw opvolger op de hoogte zijn en toegang hebben?
• Wie zijn uw vaste contactpersonen, binnen en buiten de organisatie, zodat wij hen op de hoogte kunnen brengen van de veranderingen?
• Zijn er systemen waarvoor uw opvolger training nodig heeft?
• Welke taken krijgen voorrang in uw rol?

De medewerkers kunnen hun kennis vastleggen in een reeks procesdocumenten of in een meer omvattend kennisbeheersysteem, waar de best practices kunnen worden gearchiveerd en in de hele organisatie gedeeld.

4. Doe het exitgesprek

Het is normaal dat exitgesprekken als een zinloze formaliteit worden gezien. Als een medewerker niet bereid was eerlijke feedback te geven toen ze hier werkten, waarom zouden ze dan vlak voor het einde dienstverband wel ineens van alles vertellen?

Maar als ze goed gedaan worden, kunnen exitgesprekken een onmisbaar hulpmiddel zijn om de zwakke punten in uw organisatie te ontdekken. Ze kunnen vertrekkende medewerkers er ook van overtuigen dat u hun klachten zult aanpakken als ze terugkomen.

5. Bedrijfsactiva terugkrijgen

Het is van cruciaal belang om bedrijfsactiva terug te krijgen wanneer de dienstbetrekking van een medewerker ten einde loopt. Dit omvat zowel de fysieke activa als de toegangsrechten tot software en netwerkdiensten.

Haal op de laatste dag van uw vertrekkende medewerker alle door het bedrijf verstrekte apparatuur zoals telefoons of laptops op, samen met uniformen, sleutels, ID-badges, tassen of veiligheidskaarten. U moet ook alle bedrijfscreditcards of onkostenrekeningen op naam van die medewerker afsluiten en eventuele vergoedingen of terugbetalingen verwerken.

Hoe kunt u het offboarding proces uitvoeren?

Het belangrijkste van een goed offboarding proces is dat het duidelijk is uitgewerkt en er dus geen stappen gemist kunnen worden. Natuurlijk is het dan het beste om dit via bepaalde software te laten doen. Bijvoorbeeld iSpring Learn. Hiermee is het gemakkelijk om programma’s op te stellen zodat u zeker weet dat bepaalde stappen doorlopen worden.

Download de 30-dagen gratis proefversie van iSpring Learn om zelf te zien wat het voor uw offboarding programma zou kunnen betekenen. Omdat het programma ook in het Nederlands beschikbaar is maakt dit het super gemakkelijk het offboarding programma zelf zo in te stellen als u dat zou willen.

Wat hebben onboarding en offboarding met elkaar gemeen?

Het belang van een goede onboarding and een goede offboarding gaat over het structureel zorgen dat bepaalde rollen en onderdelen goed vastgelegd zijn. Het belangrijkste is dat alle processen gemakkelijk verlopen. Zo wilt u dat iemand die net begint bij uw bedrijf zich thuis voelt, maar iemand die vertrekt is en blijft een ambassadeur voor uw bedrijf. 

Door zowel de onboarding als offboarding serieus te nemen weet u zeker dat u niet voor onverwachte verassingen komt te staan. 

De conclusie over offboarding

Uiteindelijk is het bijna nooit fijn dat iemand de organisatie gaat verlaten – zeker niet als dit betekent dat u kennis of expertise kwijt gaat raken. Maar uiteindelijk kunt u er met een goed offboarding process wel voor zorgen dat u de verloren kennis zo beperkt mogelijk kan houden. Zo heeft u de aandacht voor de medewerker en tegelijkertijd een gemakkelijkere uitdiensttreding. 

Bekijk zelf wat u hiermee kunt doen. Probeer iSpring Learn, hier kunt u zelf een programma opstellen voor offboarding en er zeker van zijn dat u de problematiek zo beperkt mogelijk weet te houden. Vraag nu een 30-dagen gratis proefversie aan en zie hoe het u kan helpen bij het opzetten van offboarding.